Datenerfassung 2010
Bemerkungen des Dokumentars
Die Auswertung eines Dokuments, das können Zeitungsausschnitte, Bücher, sogenannte "Graue Literatur" und andere "dokumentationswürdige" Informationen sein, l&aum;sst sich vereinfacht gesehen in die formale Erfassung und inhaltliche Erschließung gliedern. Die Arbeit der Bibliothekare erschöpft sich meist auf eine überwiegend formale Erfassung von bibliographischen Angaben, mit denen beispielsweise ein Buchtitel wiedergefunden werden kann. Zusätzlich erfolgt die Zuordnung zu den mehr oder weniger groben Kategorien eines Sachkatalogs. Die Arbeit eines Dokumentars fängt nach der formalen Erfassung eines Dokuments aber erst an! Sie ist dadurch auch wesentlich zeitaufwendiger, als normalerweise die Erfassung und Katalogisierung eines Buchtitels. Der Inhalt eines Zeitungsartikels ist ganz zur Kenntnis zu nehmen, die Inhaltliche Erschließung muss eine gewisse "Tiefe" erreichen, wenn später mit einer Recherche die gesuchten Artikel zum relevanten Thema gefunden werden sollen.
Die elektronische Datenverarbeitung, d.h. eine elektronisch unterstützte Datenbank, ermöglicht seit einiger Zeit darüber hinaus Recherchen mit thematischen Zuordnungen und Verknüpfungen, wie sie zu Beginn des Fachgebiets «Dokumentation + Information» kaum vorstellbar waren. Allerdings geht der Trend seit dem Einsatz von CD-ROM und Online-Abruf aus Netzwerken in die entgegengesetzte Richtung: Es kann zwar in einem riesigen Datenpool gezielt nach einem einzelnen Wort im Volltext gesucht werden, aber "die Spreu vom Weizen zu trennen", bleibt meist dem Benutzer überlassen, das kann sehr zeitaufwendig und vom Ergebnis her unbefriedigend oder nur grob sein.
Fachspezifische Datenbanken, wie die Dokumentation POLEN-INFORMATION, haben dagegen die Chance, tatsächlich dem Benutzer für ein Thema eine wesentliche Dienstleistung zu erbringen. Kein Wunder, wenn man die sehr unterschiedlichen Mengenverhältnisse betrachtet:
In einer Tageszeitung wie die «Neue Zürcher Zeitung» sind nur etwa ein Prozent der Artikel dem Thema Polen gewidmet. Bei anderen Tages- ¬oder Wochenzeitungen sieht das nicht viel anders aus. Einer recherchierbaren Anzahl von 50.000 Dokumenten in der fachspezifischen Datenbank stünde ein Gesamtpressearchiv von 5 Millionen "dokumentarischen Bezugseinheiten" gegenüber. Naheliegend, dass bei solchen Mengen eine inhaltliche Erschließung vergleichsweise grob ausfällt.
Nun steht und fällt eine benutzerfreundliche Erschließung mit der Vergabe entsprechender inhaltlicher Merkmale. Eines der großen Probleme des Dokumentars! Niemand weiß, was an Themen und Schwerpunkten schon in den nächsten Jahren neu hinzukommt. Ein Dokumentationssystem bzw. die Datenbankstruktur muss also für die Zukunft offen, d.h. jederzeit ergänzbar, u.U. auch veränderbar sein und die neuen Eingaben automatisch kumulieren. Auch dies ermöglicht im besonderen Maße elektronische Datenverarbeitung, was aber leider nur wenig genutzt wird. Oft wurden nur die bisherigen Kategorien einer "Steilkartei" mit alten und schwerfälligen hierarchischen Strukturen übernommen. Inhaltliche Merkmale müssen aber mit den Benutzerwünschen wachsen und sich diesen leicht anpassen können.
Wenn auf den nachfolgenden Seiten eine Reihe von Registern und Listen aufgeführt werden, ist immer dabei zu beachten, dass es sich um eine Momentaufnahme handelt. Der aktuelle Stand ist nur aus der Datenbank ersichtlich. Trotzdem kann es für den Benutzer hilfreich sein, "schwarz auf weiß zu besitzen" bzw. zu sehen, mit welchen Merkmalen bisher inhaltlich erschlossen wurde. Insgesamt sind dies in unseren bald 40 Jahren Dokumentationsarbeit über 5.000 unterschiedliche Merkmale, die einzeln oder in den unterschiedlichsten Kombinationen vergeben wurden. Allein der Thesaurus weist inzwischen 5.145 Deskriptoren auf; vor zehn Jahren waren es noch 400 weniger. Theoretisch Millionen von Kombinationsmöglich¬keiten, die die Datenbank praktisch bei einem Rechercheauftrag beherrscht; dazu kommen natürlich noch die formalen Angaben, die selbstverständlich eindeutig sein müssen.
Dokumentarisches "Neuland" ist die Eingabe von Fakten in ein chronologisch geordnetes Kalendarium.
Mit sogenannten Erfassungsmasken, unterschiedlich für jede Arbeitsdokumentation, wird der Dokumentar bei der formalen Erfassung und inhaltlichen Erschließung eines Dokuments "gezwungen", alle maximal vorgesehenen Textfelder nach Bedarf zu bedienen. Eine gewisse Redundanz kann für eine spätere Recherche nur hilfreich sein. Mit dem Literatur- und Dokumentationssystem LIDOS kommt dabei seit bald zwanzig Jahren eines der besten Datenbank-Systeme zum Einsatz.
Der Vorgänger zu dieser Ausarbeitung und Bestandsaufnahme wurde im März 1999 als RAS.013 erstellt.
Udo Kühn, im Februar 2010
Wissenschaftlicher Dokumentar
